PDF-Workflow
Anwendungsbeispiel Steuerbescheid einer Stadtverwaltung
Beschreibung
Eine Stadtverwaltung erstellt aus einem internen Verwaltungssystem komplett fertige, personalisierte Steuerbescheide. Diese Bescheide müssen gedruckt und Porto optimiert versendet werden. Das Verwaltungssystem bietet aber nur die Möglichkeit alle Datensätze/Bescheide in einer einzigen, großen PDF-Datei auszugeben. Die einzelnen Bescheide haben eine unterschiedliche Seitenanzahl.
Der Druckdienstleister hat nun nun folgende, zeitaufwändige Herausforderungen:
- Ermittlung und Teilung der einzelnen Bescheide (Briefe/Datensätze)
- Postleitzahl aus der Briefadresse auslesen
- Briefe nach Portoklassen gruppieren
- Kuvertiermarkierungen aufbringen
FTP-Überwachung
Automatische Aufnahme von CSV-Dateien aus überwachtem FTP-Verzeichnis
Datenstrukturierung
PDF-Datei als Datenquelle, Datensatztrennung einstellen, Adresse auslesen und Postleitzahl ermitteln
Kuvertiermarkierung
OMR-Markierung aufbringen (alternativ beliebige andere Barcodes, z.B. DataMatrix, QR, Code39, usw.)
Postoptimierung
• Briefe nach Postleitzahlen sortieren
• Briefe in Portoklassen einteilen (passend zu den Postkisten, anhand der Seiten-/Blattanzahl)
Druckausgabe
Erstellung von Druckdaten mit Übergabe an die Druckmaschine
Workflow gesteuerte Prozessautomatisierung
Der komplette Prozess ist mittels PlanetPress Workflow voll automatisiert. Dadurch kann eine schnelle, sichere und kostensparende Abarbeitung des täglich wiederkehrenden Auftrags gewährleistet werden.
01
FTP-Überwachung
Ein vorgegebenes FTP-Verzeichnis wird durch PlanetPress Workflow überwacht. Sobald eine PDF-Datei gefunden wird, wird diese aufgenommen und zur Verarbeitung an PlanetPress Connect weitergegeben.
02
Datenstrukturierung
Die PDF-Datei wird vom PlanetPress Workflow an den PlanetPress Connect Datamapper übergeben. Anhand eines eindeutigen Kennzeichens auf der ersten Seite jedes Briefes trennt der Datamapper die PDF-Datei in einzelne Datensätze. Anschließend wird der Adressbereich ausgelesen und anhand einer speziellen Logik die Postleitzahl innerhalb der Adressdaten ermittelt. Das so erzeugte Datenmodell wird dem PlanetPress Connect Designer zur Verarbeitung zur Verfügung gestellt.
03
Inhalt anreichern
Die im PlanetPress Connect Datamapper erzeugte Datenstruktur (Datenmodell) wird mit der Connect Design Vorlage verknüpft.
Zusätzlich wird die im Datamapper geladene PDF-Datei als Hintergrund für das Layout verwendet (passend zum Datensatz).
Auf Basis der ermittelten Postleitzahl werden die Datensätze sortiert.
Anhand der Blattanzahl pro Datensatz erfolgt eine Gruppierung in Portoklassen.
04
Druckausgabe
Für die Druckausgabe werden OMR-Markierungen zur Steuerung einer Kuvertiermaschine auf den einzelnen Dokumenten aufgebracht.
Die Druckdaten werden direkt an die Druckmaschine geschickt und anschließend von der Kuvertiermaschine weiterverarbeitet.
06
Weitere Möglichkeiten
Es besteht die Möglichkeit den automatisierten Workflow-Prozess noch deutlich zu erweitern.
Folgende Möglichkeiten fallen uns dazu ein:
- Der Auftraggeber erhält automatisch eine Rückmeldung per Email mit Informationen zum Auftrag (wie viele Bescheide wurden gedruckt und verschickt, Höhe der Portokosten, usw.).
- Informationen zum verarbeiteten Auftrag werden automatisch in ein CRM-System übertragen
- Automatische Generierung von monatlichen Abrechnungen zu allen verarbeiteten Aufträgen, vom Druckdienstleister an den Auftraggeber
- Steuerbescheide werden als einzelne PDF-Dateien mit variablen Namen in einem Archiv abgelegt.
- Und vieles mehr!
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