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PDF-Workflow

PDF-Workflow

Anwendungsbeispiel Steuerbescheid einer Stadtverwaltung

Beschreibung

Eine Stadtverwaltung erstellt aus einem internen Verwaltungssystem komplett fertige, personalisierte Steuerbescheide. Diese Bescheide müssen gedruckt und Porto optimiert versendet werden. Das Verwaltungssystem bietet aber nur die Möglichkeit alle Datensätze/Bescheide in einer einzigen, großen PDF-Datei auszugeben. Die einzelnen Bescheide haben eine unterschiedliche Seitenanzahl.

Der Druckdienstleister hat nun nun folgende, zeitaufwändige Herausforderungen:

FTP-Überwachung

Automatische Aufnahme von CSV-Dateien aus überwachtem FTP-Verzeichnis

Datenstrukturierung

PDF-Datei als Datenquelle, Datensatztrennung einstellen, Adresse auslesen und Postleitzahl ermitteln

Kuvertiermarkierung

OMR-Markierung aufbringen (alternativ beliebige andere Barcodes, z.B. DataMatrix, QR, Code39, usw.)

Postoptimierung

• Briefe nach Postleitzahlen sortieren
• Briefe in Portoklassen einteilen (passend zu den Postkisten, anhand der Seiten-/Blattanzahl)

Druckausgabe

Erstellung von Druckdaten mit Übergabe an die Druckmaschine

Workflow gesteuerte Prozessautomatisierung

Der komplette Prozess ist mittels PlanetPress Workflow voll automatisiert. Dadurch kann eine schnelle, sichere und kostensparende Abarbeitung des täglich wiederkehrenden Auftrags gewährleistet werden.

01

FTP-Überwachung

Ein vorgegebenes FTP-Verzeichnis wird durch PlanetPress Workflow überwacht. Sobald eine PDF-Datei gefunden wird, wird diese aufgenommen und zur Verarbeitung an PlanetPress Connect weitergegeben.

02

Datenstrukturierung

Die PDF-Datei wird vom PlanetPress Workflow an den PlanetPress Connect Datamapper übergeben. Anhand eines eindeutigen Kennzeichens auf der ersten Seite jedes Briefes trennt der Datamapper die PDF-Datei in einzelne Datensätze. Anschließend wird der Adressbereich ausgelesen und anhand einer speziellen Logik die Postleitzahl innerhalb der Adressdaten ermittelt. Das so erzeugte Datenmodell wird dem PlanetPress Connect Designer zur Verarbeitung zur Verfügung gestellt. 

03

Inhalt anreichern

Die  im PlanetPress Connect Datamapper erzeugte Datenstruktur (Datenmodell) wird mit der Connect Design Vorlage verknüpft.
Zusätzlich wird die im Datamapper geladene PDF-Datei als Hintergrund für das Layout verwendet (passend zum Datensatz).
Auf Basis der ermittelten Postleitzahl werden die Datensätze sortiert.
Anhand der Blattanzahl pro Datensatz erfolgt eine Gruppierung in Portoklassen.

04

Druckausgabe

Für die Druckausgabe werden OMR-Markierungen zur Steuerung einer Kuvertiermaschine auf den einzelnen Dokumenten aufgebracht.

Die Druckdaten werden direkt an die Druckmaschine geschickt und anschließend von der Kuvertiermaschine weiterverarbeitet.

06

Weitere Möglichkeiten

Es besteht die Möglichkeit den automatisierten Workflow-Prozess noch deutlich zu erweitern.
Folgende Möglichkeiten fallen uns dazu ein:

hessler solutions GmbH
Klausnerring 17
85551 Kirchheim b. München
Tel.: 089 / 43 57 87 40
Email: info@hesslersolutions.de