Tagespostversand

Anwendungsbeispiel automatisierter Rechnungsdruck

FTP-Überwachung

Automatische Aufnahme von CSV-Dateien aus überwachtem FTP-Verzeichnis

Datenstrukturierung

Datenaufbereitung mit Erzeugung von Unterdatensätzen

Rechnungs-Design

• Variable Adresse
• Persönliche Ansprache
• Tagesaktuelles Datum
• Dynamische Rechnungstabelle
• Variable Unterschrift
• Dynamischer Werbebanner

Druckausgabe

• Optimierte Druckdaten
• Schachtansteuerung
• Kuvertiermaschinensteuerung

Archivausgabe

• Erzeugung von PDF/A1-b Dateien
• Variable Dateinamen
• Speicherung in zentralem Ablagesystem

Workflow gesteuerte Prozessautomatisierung

Der komplette Prozess ist mittels PlanetPress Workflow voll automatisiert. Dadurch wird eine schnelle, sichere und kostensparende Abarbeitung des täglich wiederkehrenden Auftrags gewährleistet werden.

01

FTP-Überwachung

Ein vorgegebenes FTP-Verzeichnis wird durch PlanetPress Workflow überwacht. Sobald eine Datendatei (z.B. CSV-Datei) gefunden wird, wird diese aufgenommen und zur Verarbeitung an PlanetPress Connect weitergegeben.

02

Datenstrukturierung

Die Kundendaten werden vom PlanetPress Workflow an den PlanetPress Connect Datamapper übergeben. Der Datamapper strukturiert die Eingabedaten so, dass pro Rechnungsnummer ein Datensatz mit einer unterschiedlichen Anzahl an Unterdatensätzen (Rechnungspositionen/-details) erzeugt wird. Das so erzeugte Datenmodell wird dem PlanetPress Connect Designer zur Verarbeitung zur Verfügung gestellt. 

03

Rechnungsvorlage

Die  im PlanetPress Connect Datamapper erzeugte Datenstruktur (Datenmodell) wird mit der Connect Design Vorlage verknüpft.

Auf Basis der Stammdaten wird eine variable Adresse, eine persönliche Briefansprache und eine variable Betreuerunterschrift (variables Bild) eingesetzt.

Anhand der Unterdatensätze wird eine dynamische Rechnungstabelle erstellt, die ggf. einen automatischen Seitenumbruch erzeugt. Es wird automatisch eine Zwischensumme errechnet und angezeigt. Auf der Folgeseite wird die Zwischensumme als Übertrag am Anfang der fortgesetzten Tabelle angezeigt.

Es wird automatisch das tagesaktuelle Produktionsdatum ermittelt und in den Brief eingesetzt.

Wenn ausreichend Platz auf einer Seite ist wird zusätzlich ein Werbebanner aufgebracht (White-Space Management).

Rechnungsdruck_1seiter.jpg
Rechnungsdruck_2seiter.jpg

04

Druckausgabe

Für die Druckausgabe werden OMR-Markierungen zur Steuerung einer Kuvertiermaschine auf den einzelnen Dokumenten aufgebracht.

Die Druckdaten werden direkt an die Druckmaschine geschickt und anschließend von der Kuvertiermaschine weiterverarbeitet.

05

Archivausgabe

Auf Basis der bereits verarbeiteten Connect Vorlagen (Datamapper-Konfiguration, Design-Template) wird eine weitere Ausgabe erzeugt, bei der pro Rechnungsnummer eine PDF des Typs PDF/A-1b erzeugt und in einem Unterverzeichnis abgelegt wird. Jede erzeugte PDF-Datei erhält automatisch die Rechnungsnummer als Dateinamen. Die Dateien werden automatisch in das zur Kundennummer passende Unterverzeichnis abgelegt, auch wenn dies noch nicht existiert.

06

Weitere Möglichkeiten

Es besteht die Möglichkeit den automatisierten Workflow-Prozess noch deutlich zu erweitern.
Folgende Möglichkeiten fallen uns direkt dazu ein:

  • Kunde erhält automatisch eine Email, der alle einzelnen Rechnungen als PDF-Dateien beigefügt sind (auch als Kennwort geschützte ZIP-Datei denkbar)
  • Kunde erhält einen individuellen Link zu einer personalisierten Webseite auf der er seine Rechnung einsehen kann
  • Auftraggeber erhält automatisch eine Email mit Statusinformationen zum aktuellen Auftrag (wie viele Rechnungen wurden verschickt, Portokosten, etc.)
  • Informationen zum verarbeiteten Auftrag werden automatisch in ein CRM-System übertragen
  • Automatische Generierung von monatlichen Abrechnungen zu allen verarbeiteten Aufträgen, vom Druckdienstleister an den Auftraggeber
  • Und vieles mehr!

hessler solutions GmbH
Klausnerring 17
85551 Kirchheim b. München
Tel.: 089 / 43 57 87 40
Email: info@hesslersolutions.de

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